アポイントを獲得した後に送るお礼のメールは、今後の関係に大切な役割を果たします。感謝の気持ちを丁寧な言葉で伝えつつ、相手と都合の良い日時を決めるために、返信をお願いする内容も含める必要があります。ここでは、アポイント後に送るお礼メールの書き方や、相手に良い印象を与えるためのポイント、例文を詳しく説明します。

アポイント獲得後のお礼メールでのマナー

アポイント獲得後に送るお礼メールでは、ビジネスマナーを守ることが成功のポイントです。メール1通で相手に与える印象が大きく変わるので、基本的な礼儀を押さえておきましょう。
お礼メールは、あなた自身や会社のプロ意識を相手に伝える重要な場面です。相手への敬意を示すために「様」を使い、丁寧な表現を心がけることは当然ですが、相手の時間を大切にし、具体的に感謝の気持ちを伝えることを意識しましょう。
このメールは、ただの礼儀ではなく、今後のビジネス関係を築く最初のステップでもあります。したがって、相手の貴重な時間を割いて商談の日時を設定し、話を聞いてもらったことへの感謝を、具体的な場面や内容を交えるべきでしょう。
さらに、お礼メールには返信をお願いする一文も添えると良いです。「お忙しい中恐縮ですが、今後の予定やご意見をお聞かせいただければ幸いです」といった表現で、相手への配慮を示しつつ、次のステップに繋げる意欲も伝えられます。

このように、礼儀だけでなく、具体的で個人的なつながりを築く努力をすることが、ビジネスの場において信頼関係を深める鍵となります。

アポイント獲得後のお礼メールの内容

アポイント獲得後のお礼メールは、その内容によって相手に与える印象が大きく変わります。感謝の気持ちだけでなく、次回の予定や必要な情報を適切に含めることで、プロフェッショナルな姿勢を伝え、相手との関係を深めることができます。では、具体的にお礼メールにはどのような要素が含まれるべきでしょうか。

感謝を伝える

アポイント獲得後のお礼メールでは、まず感謝の気持ちを明確に伝えることから始めます。この部分では、「昨日は貴重なお時間を割いていただき、ありがとうございました。」のように具体的な日時を挙げることで、テンプレートではなく、個別に考えられた文面であることを示します。
さらに、「貴社のビジョンについてお聞かせいただき、大変刺激を受けました。」といった形で、感謝の理由を具体的に述べましょう。相手の行動があなたにとってどれほど意味深いものだったかを強調するためです。

前回の内容を要約する

前回の話し合いでの重要なポイントを簡潔に要約します。たとえば、「先日いただいたご提案、特に〇〇のプロジェクトに関する貴社の洞察は、今後の展開において重要な指針となると確信しております。」などと述べることで、具体的な内容を再確認しつつ、その情報がどのように今後の業務に役立つかを効果的に伝えられるでしょう。さらには、相手に対してしっかりと話を覚えていることを示し、次のステップに繋がる信頼を築くことができます。

次のステップに向けた提案をする

次のステップに向けての具体的な提案も必要です。「次回の商談では、プロジェクトの詳細な計画を話し合い、各フェーズのタイムラインやリソースの確認を進めていきたいと考えています」といった感じで、これに具体的な日程や内容も含めて今後の計画を示します。メールを受け取った相手も何を準備すれば良いかが明確になり、スムーズに次の段階へと進めるでしょう。

質問への回答を示す

前回の商談での質問に対して、具体的な回答を提供します。「ご質問いただいたプロジェクトの予算について、現在想定している金額は〇〇万円です。次回の会議で詳細なコスト分析を共有いたします。」といった形で明確な回答を提供しましょう。また、最後には、さらなる質問を受け付ける旨を伝え、「何か他にご不明点がございましたら、遠慮なくお問い合わせください。次回の商談を楽しみにしております」と加えることで、積極的に次のコミュニケーションを促します。

メールを締めくくる

メールの締めくくりでは、相手に対する敬意を示しつつ、今後の関係を維持するための一文を加えます。具体的には、今回のやり取りへの感謝を表すとともに、次のステップについて軽く触れることで、相手が次にどのような行動を期待されているかを明確にします。また、「何かご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください」などという言葉を添えることで、相手は自分が尊重されていると感じ、関係をさらに発展させるための動機づけを受けることができます。

アポイント獲得後のお礼メール作成のポイント

アポイント獲得後のお礼メール作成においては、内容だけでなく形式も非常に重要です。適切なタイミング、クリアな表現、正確な言葉遣いが、良好なビジネス関係の基盤を築きます。では、どのような点に注意すればよいのでしょうか。

ポイントその1:メールを送るタイミング

アポイント獲得後のお礼メールは、できるだけ早く送ることが望ましいです。遅くとも商談や会議後24時間以内に送信しましょう。迅速な対応は、相手にあなたのプロフェッショナリズムと誠意を伝えます。印象が鮮明なうちに感謝の気持ちを届けることが大切です。

ポイントその2:一目で内容がわかる件名

メールの件名は、内容が一目でわかるように具体的かつ簡潔にまとめます。たとえば「先日はお世話になりました」といった件名では、相手は、いつの何に対するお礼なのかがわかりません。「〇月〇日の商談」のような具体的な日時を含めると理解しやすいでしょう。

ポイントその3:誤字脱字に注意

誤字脱字は、プロフェッショナルなイメージを損なう原因となります。メールを送信する前には必ず読み直し、誤字脱字がないか、また、言葉遣いが適切かどうかを確認しましょう。可能であれば、第三者に読んでもらい、意味が正確に伝わるかも確認してもらうとより安心です。

ポイントその4:正しい敬語を使用する

ビジネスメールでは、相手に敬意を表すのにふさわしい適切な敬語の使用が欠かせません。特に、尊敬語と謙譲語を適切に使い分けること、二重敬語を避けることに注意しましょう。言葉の選び方一つで相手に与える印象は変わります。敬語の使い方に自信がない場合は、信頼できる人にチェックしてもらうのがよいでしょう。

ポイントその5:テンプレートを使わない

メールの作成においてテンプレートは便利ですが、お礼メールでは、テンプレートの使用はなるべく避け、相手に合わせた文章を書くようにしましょう。テンプレートかどうかは相手にもわかるもので、感謝の気持ちが伝わりにくくなります。相手に合わせて適切な文面のメールを心がけることで、相手からの信頼を得やすくなり、長期的なビジネス関係の構築につながります。

アポイント獲得後のお礼メールで使える例文【場面別】

お礼メールは、そのシチュエーションに応じた適切な表現を選ぶことが大切です。ここからは、異なる場面別にお礼メールの例文をご紹介します。

初めての相手に電話でアポイントを取った場合

初めての相手に電話でアポイントを取った後のお礼メールでは、丁寧な言葉遣いとともに具体的なアポイントの日時を再確認する内容を含めるとよいでしょう。

「本日はお電話にてお時間を割いていただき、ありがとうございました。［日時］に［場所］でお会いする約束を楽しみにしております。何かご変更等ございましたら、お気軽にご連絡ください。」

初めての相手にメールでアポイントを確認した後

メールで初めてアポイントを獲得した後のお礼メールです。実際に会う前の段階で信頼関係を築くためにも、返信をいただいたことに感謝し、誠意を込めた表現を心がけましょう。

「お忙しいなかご返信をいただき、ありがとうございます。［日時］に［場所］でお会いできることを楽しみにしております。当日は〇〇について詳しくお話しできればと思いますので、ご要望がありましたら遠慮なくお知らせください。」

実際に会って次のアポイントを設定した後

直接会った後の次のアポイントを設定した際のお礼メールでは、直接の対面での印象を強調すると効果的です。

「先日は貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。次回［日時］に［場所］でお会いできることを楽しみにしています。〇〇についてさらに詳しくお話しできればと思います。何かご質問やご要望がありましたら、どうぞご遠慮なくご連絡ください。」

アポイント後に日時の変更をお願いする場面

アポイント後に日時の変更をお願いする場合、迅速かつ誠実なコミュニケーションが求められます。変更の理由を明確に述べたうえで、相手への敬意を保ちつつ柔軟に対応をお願いすることが重要です。

「［日時］のアポイントについてですが、［理由］により日時の変更をお願いできればと存じます。お手数をおかけしますが、ご都合の良い日時をお知らせいただけますと幸いです。ご迷惑をおかけし、申し訳ございませんが、どうぞよろしくお願いいたします。」

アポイント獲得はメール対応までをセットで考え好印象を与えよう

アポイント獲得後のお礼メールで、好印象を与えるための作成ポイントから使える例文について解説しました。今回ご紹介した内容を参考に、相手に対する敬意を込めたメールを送ることで、良好な関係を築くための第一歩を踏み出しましょう。正しいマナーと心のこもった言葉選びが、長期的な信頼関係へとつながります。
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この記事の投稿者

新井 学（Manabu Arai）

2015年創業のインサイドセールス支援会社、株式会社ビズリンクスの代表。
営業オンラインアシスタント『セリーズ』、リード獲得サービス『リードコンシェル』を運営。 インサイドセールス、マーケティング、クリエイティブと企業成長を支えるビジネスサイドを幅広く支援。
法人営業20年、前職ではワークスアプリケーションズの営業責任者を務めるなどエンタープライズセールスの経験も豊富。