営業活動において、電話営業と共に重要になってくるのが、メール営業です。相手の予定や都合に合わせなければいけない電話よりもメールの方が一見便利ですが、イマイチ効果が出ない、と悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
今回は、相手にしっかりと読んでもらえる、アポイント獲得に繋がる営業メール作成のポイントと注意点について解説します。
目次
営業メールの特徴
顧客との関係強化や新しい商品やサービスの案内、アポイントの獲得を目的にメールを使ったアプローチを行うことを営業メールといいます。
相手の時間を拘束してしまう電話や対面での打ち合わせに比べて負担が少ないことが特徴ですが、そのため、社内や他の企業とのやり取りなど日々大量のメールが送られてくることになります。
営業メールはその大量のメールの中に埋もれてしまい、開封されずに削除されてしまうことも少なくありません。開封されたとしても流し読みされて終わるパターンも多いです。
営業メール作成で押さえておきたい４つのポイント
営業メールを送る時には、次の4つのポイントを意識して作成してみてください。
開封・未開封に繋がる件名はわかりやすく
営業メールの件名はひと目でわかるような内容にすることが重要です。
ほとんどのメールは、件名だけで開封するかしないかを判断されるため、誰から、どんな内容のメールなのかを短く簡潔にまとめられるようにしましょう。
メール受信一覧上で表示され一目で要件がわかるよう、件名の文字数は、16～18文字以内に収めることが理想的です。
本文の内容は伝えたいポイントに絞る
営業メールでは、アピールポイントを長々と書くのではなく、伝えたいポイントだけを簡潔に書くことが大切です。内容がまとまっていない長い文章は最後まで読んでもらえないどころか、削除されてしまうなど悪印象を与える可能性があります。
相手にとってメリットがある内容をコンパクトに提示できるような文章作りを意識しましょう。
求めるアクションを明確にする
メールを受け取った相手に何をしてほしいのかを本文中に具体的に記載しておくことが大切です。
返信を求める内容なら「本メールにご返信ください」、申し込みの案内なら「下記URLからお申込みください」など次に何をしてもらいたいかを記載します。
アポイントを打診する場合は、具体的な日時をいくつか提示するか日程調整ツールを活用するとスムーズです。
相手に次のアクションを起こしてもらいやすいような本文にすることを心がけましょう。
効果的な時間帯に送る
営業メールの開封率を上げるためには、メールを送信する時間帯にも配慮しましょう。まずは、相手企業の営業時間内に送信するのがベストです。相手のコアタイムに送っても読み飛ばされてしまったり、営業時間外だと開封されない可能性もあります。
朝の通勤時間帯や業務開始直後、お昼休憩の後などは、開封されやすい時間帯なので是非試してみましょう。
さらに、メール配信システムを活用すれば、予約配信や開封率の良い時間帯の分析も行えるためより効果が出やすいでしょう。
営業メールの注意点
上記のポイントを押さえつつ、以下の3点に注意しましょう。
相手のニーズにあった内容を送る
自社のサービスや商品に全く興味関心のない企業にメールを送信したり、一方的なアポイントの提案を行っても、全く効果は出ないでしょう。
相手にとって役立つ情報を的確に判断しメールに盛り込む必要があります。
添付資料は見落とされやすい
添付ファイル付きの営業メールを送る際は、相手が添付ファイルの存在に気が付かないこともあります。ひと言添えるだけで防げる場合もあるので、メール本文に添付ファイルがある旨を必ず記載するようにしましょう。
また、送られる側がサーバーに制限をかけている場合は、エラーメールになってしまうケースもあるため、ファイルの容量についても注意しましょう。
返信がきたらなるべく早く対応する
営業メールに返信があった場合は、できる限り早めに返信をするようにしましょう。
長い間放置してしまうと相手の印象が悪化したり関心が薄れてしまい、商談の機会を逃してしまいます。
素早い返信は安心感と信頼につながるため、見落とさないようこまめにメールをチェックしましょう。
メールで最大限の効果を出そう
営業メールの書き方や送信時のポイントと注意点についてお伝えしました。
営業メールはただ開封されることだけに注力するだけではなく、自社の商材や特性を顧客のニーズに合った形で届ける必要があります。そのためには、メール内容や顧客についての分析も必要不可欠です。
オンラインアシスタントサービス「セリーズ（Selly-s）」では、架電や商談後のメールなど、アフターフォローも支援しています。
顧客へのメール対応や受注率の改善に課題を感じている方は、お気軽にご相談ください。
この記事の投稿者
- 冨澤 まどか
- 株式会社ビズリンクスが運営する営業オンラインアシスタントサービス「セリーズ」の統括マネジャー。
BtoBビジネスの集客、インサイドセールス、商談など、営業支援会社ならではのノウハウをお届けします。
