顧客情報をまとめることで、マーケティングやアフターフォローの効率が格段に上がります。しかし、大量の顧客情報が存在する場合、うまくまとまっていないとせっかくのデータを有効活用できません。そこで、実用的な顧客リストの作成法を導入する必要があります。この記事では、Excel（エクセル）で顧客リストを作成する方法を紹介し、同時に管理方法や注意点について解説していきます。
目次
顧客リストとは？
顧客リストとは、既存顧客や見込み顧客についての情報をまとめたリストのことを指します。具体的にどのような内容なのか、そしてその目的について理解しておきましょう。
顧客リストの内容
内容としては、企業名や担当者名、メールアドレスや電話番号、年齢や性別などの情報が含まれます。その上で、購買履歴やアプローチへの反応、過去の担当者とのやり取りの内容といった情報が追加されていくことになります。できるだけ多くの情報をリストに加えていくことによって、顧客に合わせた営業活動が可能となります。
顧客リストの作成目的
顧客に関する情報は名刺やメール、Web上のデータ、メモなどさまざまな形で残されています。そのままにしておくと、情報が分散して分かりづらく、紛失してしまう恐れもあります。そこで、リストという形で一つにまとめることで集約し、管理することができます。
顧客リストの効果
このようにまとめた顧客リストは、営業やマーケティングに利用することができます。興味関心のある顧客、実際に購入された顧客の傾向を分析することで、有効なターゲット層を把握することができるでしょう。また、それぞれの顧客の情報を深く知ることによって、相手のニーズや関心に沿ったトークを進めることができ成約率を上げることにつながります。リストによって営業効率を高めるのが、リストを作る大きな目的と言えます。
また、企業における業務効率化を図るためにもしっかりと整備された顧客リストは役立ちます。顧客とのコミュニケーションを取る際に一元化されたデータリストがあれば、検索の手間を減らしてすぐに連絡を取れます。さらに、なんらかの要望やクレームが合った際に、過去のやり取りを含む顧客情報がまとめられていれば、よりスムーズかつ迅速に対応できるでしょう。リストがあることで、手間をかけずにさまざまな業務を進めていけるのです。
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Excelで顧客リストを作成する手順
リストを作成する方法はいくつもありますが、最もシンプルな方法の一つがExcelを利用して作るというものです。どの企業でも持っているソフトですし、社員も利用に慣れているので作るのも管理するのにも手間取らないというメリットがあります。
手順1：内容の整理
まずは、リストにどのような情報を保管していくかを決めることが重要です。ここを決めずに思いつきでリストを作ってしまうと、後でこんな項目を追加したい、これは不要だったという事態になります。使いづらいリストになるばかりか、修正や変更が相次いでしまい無駄な労力が発生してしまうでしょう。
リストに求められる項目としては、企業や個人の連絡先などのコンタクトを取るためのデータが挙げられます。その他にも、購入履歴や商談の進み具合、お客様からのレスポンスといった情報を含めることもできます。定まった項目の他に、現場で判断して残しておきたい情報が出てくることも多いので、メモや備考欄を設けておくと使い勝手の良いリストとなります。
手順2：デザインを決める
Excelには、「スタイル」というメニューがあり、そこから「テーブルとして書式設定」という項目を選ぶと、様々なデザインの候補が出てきます。対外的なものではありませんので、おしゃれに作る必要はありませんが、見やすいデザインにする必要があります。それぞれの項目を色分けしたり、並べ替えができるようにしたりすると、情報入力や後々の検索などで役に立ちます。
手順3：機能を追加していく
より使いやすくするための便利機能も追加しましょう。たとえば、プルダウン機能です。これは、いくつかの選択肢の中から選ぶだけで決定できる機能です。性別や年代、進捗状況などは、いちいちテキストを入力しなくても選ぶだけにしておくと入力作業が楽になりますし、書式を統一できます。
他にも、枠の固定機能もあると便利です。リストが長くなってくると、どの項目が何の情報か分からなくなってしまうことがあります。そこで、「会社名」や「担当者名」、「メールアドレス」などの列を固定して、下にスクロールしても見られるようにしておくと迷うことがありません。「表示」タブから「ウィンドウ」、「ウィンドウ枠の固定」を選択し、固定したいセルを選べば固定されます。複数の列を固定することができるので、必要に応じて選択しましょう。
Excelで作成した顧客リストの管理方法
リストを作成したら、今度はすでに持っている情報からリストを埋めて管理していきます。その際に、どのような方法で運用していけば良いか、事前にルールを決めておかないと使いづらい資料となってしまいます。そこで、実際的な管理方法を解説していきます。
管理者を決める
リストは重要な個人情報が入っているものなので、情報漏えいや不正利用が生じると重大な事態となります。そのため、リストの管理者を明確に決めて、セキュリティー対策やチェックを行わせるようにしましょう。もちろん、営業を始めとする各部署で、リストの閲覧や追加入力などの作業をしていくことになりますが、全体を見守る責任者を決めておくことで問題を回避しやすくなります。
重複データの削除
顧客リストが大きくなっていくと、どうしても同じ企業や個人が重複して存在するケースが出てきます。分析結果にミスが生じる原因となりますし、同じ顧客に繰り返しアプローチして迷惑をかけてしまうことになります。そのため、Excelの機能を使って重複箇所を見つけ削除しましょう。セルを選んだ後Excelの「ホーム」から「スタイル」、「条件付き書式」、「セルの強調表示ルール」、「重複する値」を選ぶと、重複している部分がマークされて表示されます。定期的にこの作業をすることで、より正確なリストにしていけるでしょう。
項目の見直し
実際にExcelのリストを運用していると、作成時には予想していなかった反応が現場から出てくることがあります。使ってみるとほとんど利用しない情報がある、逆に欲しいデータが盛り込まれていないといった状況です。そのため、定期的に社員にヒアリングを実施し、使い勝手や要望を聞き取ることで、スムーズな項目の調整やデザインの変更が可能になります。フィードバックを反映させて、より使いやすい顧客リストにブラッシュアップしていきましょう。
Excelで顧客リストを作成する際の注意点
Excelでの顧客リスト作成に当たって、注意すべき点がいくつかあります。機能上また運用上のトラブルを引き起こさないためにも、現場で周知したいポイントです。
入力方法
Excelでは、値は横に入力していくことをおすすめします。縦入力にすると、正確な値として検出することができず、重複箇所のチェックや並び替えなどの機能が正常に使えなくなってしまいます。同じように、列や行を空けずに詰めていく必要があります。空白のスペースができると、機能が使えなくなくことがあるからです。
入力ルールの統一化
作成時にリストに情報を入力する場合でも、現場で運用を開始した後でも、入力ルールを統一しておくことはとても重要です。たとえば、名前の読み方は全角カタカナにする、数字はすべて半角にするといった形です。また、「株式会社」などの表記の仕方を、必ずいただいた名刺通りにするといったルールもあると安心です。このようにルールの徹底をしないと、入力する人によってテキストがバラバラになって見にくいリストとなってしまうからです。
セキュリティーの徹底
Excelデータは、簡単にコピーして持ち出したり、メールなどで送信することができます。そのため、外部にデータが流出することがないように、セキュリティーには万全の対策を講じるようにしましょう。
Excel以外の顧客リスト管理方法
顧客リストはExcel以外でも作成できます。どのようなツールがあるのかをチェックしてみましょう。
CRMツールの活用
CRMツールとは、顧客管理専門のツールです。すでにデザインやフォーマットが決まっているものなので、簡単なカスタマイズで運用を始められます。クラウドサービスが多く、共同編集ができるので利便性が高く、管理がしやすいのがメリットです。
CRMツールのメリット
CRMはすでに機能や書式ができたツールのため作成の手間がかかりません。また、多くの企業のフィードバックを受けて機能をアップデートしているため、リスト作成や運用において非常に使いやすい機能が備わっています。営業支援やコミュニケーションツールなどとの連携もできるので、業務効率化を図りやすいというメリットもあります。
CRMのデメリット
製品を購入することになるのでコストがかかります。初期費用と運用コストがかかるので、無料で作成・管理ができるExcelとは費用面で大きな違いが出ます。利便性とコストのバランスを見て決めると良いでしょう。
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顧客リストを効率的に管理するならCRMも活用しよう
Excelで顧客リストを作成・管理する方法と注意点について解説しました。顧客リストはExcelのような既存ソフトを使ってリストを作れるのは大きなメリットですが、できることには限りがあります。コストはかかりますが、CRMツールのように多機能で使い勝手が良いツールの活用も検討してみましょう。
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この記事の投稿者
- 冨澤 まどか
- 株式会社ビズリンクスが運営する営業オンラインアシスタントサービス「セリーズ」の統括マネジャー。
BtoBビジネスの集客、インサイドセールス、商談など、営業支援会社ならではのノウハウをお届けします。
